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Nein! Oder doch?

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Es wird oft als eine Schwäche angesehen, nicht Nein sagen zu können. Wenn man einem Kollegen oder seinem Chef nichts abschlagen kann, auch wenn man sich bereits überlastet fühlt, führt das zu steigendem Stress. Entweder ist man unzufrieden mit den Kollegen, die man für rücksichtslos hält, oder man ist unzufrieden mit sich selbst, weil man sich nicht durchsetzen kann, nichts wagt.

Irgendwann wird man nicht mehr in der Lage sein, alle Aufgaben und alle Anforderungen zu erfüllen. Kollegen und Chefs kennen die Ursache Ihrer immer schlechteren Ergebnisse nicht, beurteilen sie als schlechte Leistung und schreiben diese schlimmstenfalls Ihrer "Unzuverlässigkeit" oder "Inkompetenz" zu. Kaum wird Ihr Chef die Schuld bei sich selber suchen. So kann Ihr Fleiss und guter Wille trotz grösster Kompetenz zu schlechten Beurteilungen, zum Versagen führen. Ihre Gutmütigkeit wird zum Problem.

Allerdings: Im Grunde kann Nein sagen gar kein Problem sein. Man muss sich nur bewusst sein, wozu man Nein sagt. Man sollte sich bewusst sein, dass man nie die Entscheidung nur darüber hat, etwas Bestimmtes zu tun, oder nicht. Denn immer, wenn man sich für eine Aufgabe entscheidet, kann man nicht gleichzeitig an einer anderen arbeiten. So bedeutet jedes Ja zu einer Aufgabe automatisch ein Nein zu einer anderen, und oft bedeutet ein Ja für einen Kollegen gleichzeitig ein Nein für einen anderen. Der Folgen einer Entscheidung kann man sich nur bewusst sein, wenn man einen guten Überblick über seine Verpflichtungen und Pläne hat. Nur mit einem guten Überblick kann man die Folgen einer Entscheidung abschätzen.

Sind alle Aufgaben schriftlich festgehalten, fällt es viel leichter, zu erkennen, welches "Ja" auf der einen Seite zu welchem "Nein" auf der anderen Seite führt. Dann fällt es auch leichter, einem Kollegen mit gutem Gewissen und selbstbewusst eine Bitte abzuschlagen. Wenn ein Kollege Sie als Person respektiert, respektiert er auch Ihre Entscheidung. Er ist natürlich enttäuscht, wenn Sie hin und wieder eine Bitte abschlagen. Aber: Um wieviel mehr ist der Kollege enttäuscht, wenn Sie zwar zusagen, dann aber Ihr Wort nicht halten (können)? Nur eines verschafft Ihnen Respekt: Dass man auf Ihr Wort zählen kann, sei es Ja oder Nein.

Einen Auftrag des Chefs abzulehnen ist nicht so einfach, oder nicht einmal möglich, denken Sie? Kann sein, macht aber nichts. Ihr Chef hat "natürlich" eine klare Strategie, er hat den Überblick, und kennt die Prioritäten. Also kann er auch vernünftig entscheiden, was zu tun ist. Also überlassen Sie ihm die Entscheidung: Wenn er oder sie mit einem neuen Auftrag kommt, dann sagen Sie ihm oder ihr, was bereits anliegt, und was sich verspäten wird oder nicht erledigt werden kann, wenn Sie den neuen Auftrag annehmen. Ein Spruch wie "Ach, ich hab doch schon so viel zu tun …" wird leicht als Gejammer abgetan. Das sagt jeder. Können Sie aber klar zeigen, wie die Lage ist - ohne Tränen in der Stimme - dann sieht der Chef einerseits, wie gut organisiert Sie sind, und er sieht keinen Widerwillen bei Ihnen. Andererseits bleibt die Macht ganz bei ihm - die Macht, den neuen Auftrag fallen zu lassen, oder Sie von einem älteren Auftrag zu entlasten. Was Sie damit leisten ist Empowerment Ihres Chefs zum beiderseitigen Vorteil. Ein solches Verhalten schafft Vertrauen und verbessert die Zusammenarbeit. Sehr bald gewinnen Sie mehr Freiheit und können mehr leisten - für Ihren Chef, und am Ende auch für Ihre eigene Karriere.

Nun gibt es natürlich nicht nur die schwarz/weiss-Entscheidung zwischen Ja und Nein. Ein Nein ist eine klare Ablehnung. Fertig. Sagt man erstmal grundsätzlich Ja zu einer neuen Aufgabe, beginnen die Verhandlungen. Was genau ist zu tun? Was erwartet der Auftraggeber? Bis wann? Hier geht es nicht darum, für sich das Minimum herauszuholen, sondern für beide Seiten das beste: Das Notwendige soll in einem vernünftigen Zeitraum erledigt werden. Leisten Sie mehr als erwartet, verbrauchen Sie mehr Zeit als nötig und erhalten selten die Anerkennung, die Sie erwarten. Leisten Sie weniger als erwartet, oder dauert es zu lange, ist Ihr Auftraggeber unzufrieden. Zufriedenheit für beide Seiten können Sie also nur erreichen, wenn Sie die Erwartungen sofort bei der Übergabe klären, und zwar so genau wie möglich. Je einfacher die Aufgabe, desto schneller geht es. Bei sich wiederholenden Aufgaben geht es irgendwann auch ohne viele Worte: "Machen Sie's bitte wie letztes Mal, das war gut."

Bei aufwändigen Aufgaben lohnen sich auch einige Minuten Besprechung. Lieber ein paar Details mehr besprochen, als wegen Missverständnissen Stunden verloren. Manchmal zeigen sich Unklarheiten erst dann, wenn Sie mit der Arbeit beginnen. Zögern Sie nicht, nachzufragen. Nachfragen ist ein bisschen lästig, Irrtümer sind oft sehr teuer. Wenn Sie nachfragen zeigt das nicht Ihre "Dummheit", sondern Ihr Interesse daran, Ihre Aufgabe gut und richtig zu machen. Aus Fehlern zu lernen ist gut, Fragen zu stellen und aus den Antworten zu lernen ist besser. Bemühen Sie sich, jede Aufgabe gleich beim ersten Mal richtig zu machen, und nehmen Sie sich die nötige Zeit dafür. Der Lerneffekt ist dadurch umso grösser. Vergessen sie die Effizienz. Wie jeder weiss, der mal ein Musikinstrument gelernt hat (… oder Maschinenschreiben): Geschwindigkeit kommt von alleine. Was zuerst zählt ist die Qualität.

Denken Sie daran, wenn Sie sich demnächst wieder zwischen Ja und Nein entscheiden müssen: Ihr Erfolg hängt zuerst von der Qualität Ihrer Arbeit ab, erst dann von der Menge. Sagen Sie also Nein zur Überlastung und Ja zu Zufriedenheit und Qualität!Zurück

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